Hoe richt je je organisatie nou in?
Onze omgeving verandert snel, zeer snel, dus moeten organisaties van bedrijf tot aan overheidsinstantie mee veranderen. Dat is makkelijk gezegd, maar het blijft lastig. Er is geen kant-en-klaar recept dat voor elke organisatie werkt. Ook ik heb het het afgelopen jaar zelf ervaren.
Organisatie inrichten
Naast opdrachten voor geo-afdelingen en missie en visie workshops voor bedrijven in zowel binnen- als buitenland was ik het afgelopen half jaar namelijk bezig met het (her)inrichten van mijn eigen organisatie. Ik ontdekte dat ik keer op keer dezelfde type mensen aantrok. Het leek perfect, mensen om me heen die mij begrepen omdat ze net zo creatief zijn en net zo snel denken. De praktijk was weerbarstiger, want creatievelingen brainstormen met elkaar. Dagenlang. En dat kan weken doorgaan zonder dat er iets gebeurd…. En dat is best vermoeiend kan ik je verklappen. Dat moest anders. Ik realiseerde me dat er sprake was van een gevalletje “Bij de schilder thuis bladdert de verf van het kozijn”. Want daar ik als Team Coach continue teams in hun kracht zet, was mijn eigen team alles behalve een goed voorbeeld.
Tijd voor verandering. Na een intensief half jaar is mijn eigen organisatie ondertussen volledig opnieuw ingericht en ben ik dankzij Talent Dynamics in staat om nu wel het juiste team om mij heen te verzamelen. Ik weet welke talenten nodig zijn om mijn team te versterken. Met als resultaat dat Geodomein nu gestaag groeit.
Organisatie op orde
De laatste tijd krijg ik regelmatig de vraag hoe specifiek een geo-team binnen een (overheids)organisatie nu het beste ingericht kan worden. Bij sommige organisaties zitten de geo-specialisten en gegevensbeheerders niet bij elkaar in één cluster maar verspreid over verschillende afdelingen. Soms zit geo-ICT bij elkaar maar op een ‘vreemde’ plek in de organisatie zoals in een afdeling Personeelszaken of bij de afdeling Groen. Soms zitten geo-medewerkers bij ICT. Steeds vaker zie ik nieuwe informatie-afdelingen ingericht worden waar geo-kenners, ICT-ers, data managers, informatie analisten en soms ook beheerders van basisregistraties één combinatie vormen. Meestal wel ingericht op een traditionele manier. Afgelopen week trof ik een organisatie waar het middelmanagement weg is en het cluster zelfsturend werkt. Ik voelde daar een hoge eigen verantwoordelijkheid voor hun succes.
“Ja maar hoe dan?”
Op de vraag “ja maar hoe dan?” is er niet direct een pasklaar antwoord. Organisaties zijn verschillend, met verschillende organisatieculturen. Het zou naïef zijn te denken dat er één oplossing is die overal werkt. Ik krijg de ‘hoe-vraag’ overigens heel vaak. Een belangrijke vraag. Voordat we die vraag kunnen beantwoorden moeten we ons echter realiseren dat er een volgordelijkheid is in het stellen van vragen. Om de hoe-vraag afdoende te kunnen beantwoorden zullen we eerst antwoorden moeten geven op een aantal andere vragen.
Vijf vragen die je niet mag vergeten
- Het begint met de vraag waarom? Waarom dan? Waarom zou je de organisatie anders in willen richten?
- Daarna komt de wat-vraag. Wat voor organisatie wil je zijn? Wat is je missie en visie? Wat wil je bereiken?
- Daarna gaat het om het team: wie dan? En als je weet wat je doel is wat je wilt bereiken is het belangrijk om te kijken met wie je dat kunt bereiken. Wie heb je nodig, geo-specialisten, data-beheerders, informatieanalisten?
- Vervolgens wordt de vraag wanneer Met de stip op de horizon van wat je wilt gaan bereiken en je team op orde met wie je dat gaat doen is het belangrijk om te kijken wanneer je wat gaat doen. Dit proces faciliteren wij vaak met een tweetal geo-informatiebeleidsplan workshops.
- Daarna, ja dan pas is het pas tijd voor de hoe. Hoe gaan we dat dan doen? De hoe-vraag omvat het gehele plaatje van de informatie hoogtelijnenkaart.
Missie en visie
De waarom- en de wat-vraag horen bij missie en visie. Ik heb eerder al eens een column geschreven over hoe je een missie en visie maakt. Wij gebruiken hier tegenwoordig onze ‘Breng je visie in kaart‘ workshop voor. Heerlijke dagen voor mij waarbij professionals soms met een vol hoofd vol binnenkomen en opgeruimd en geïnspireerd weer vertrekken. Het is vaak even wel even omschakelen voor de deelnemers, want iedereen weet dat het werk zich ondertussen opstapelt op hun bureau. Het nut van een visie of het gezamenlijk werken aan het maken hiervan is niet altijd iedereen duidelijk. Gelukkig wordt dit tijdens zo’n workshop snel helder. Een visie geeft richting en helpt te beslissen en te focussen op datgene wat het belangrijkste is op hun bureau. Het helpt ook nee zeggen.
Geo-informatiebeleidsplan
Wie en wanneer zijn vragen die we in inrichtingsplannen vastleggen. Op tactisch niveau wordt de geformuleerde visie en missie over geo-informatie en het geodomein in relatie tot nieuwe functionaliteit, informatiebeheer en –veiligheid uitgewerkt en omgezet naar een tijdlijn en benodigde acties. Een geo-informatiebeleidsplan kan dus pas gemaakt worden als op visionair niveau de missie en visie helder zijn.
Om te zorgen dat de visie wordt bereikt is het van belang om een inhoudelijk inrichtingsplan te maken. Meestal wordt dit in het geodomein een Geo-informatiebeleidsplan genoemd. In grote organisaties wordt dit op tactisch niveau soms opgevolgd door een Informatieplan en een Implementatieplan. Naast het inhoudelijke inrichtingsplan (wanneer) is het ook belangrijk een organisatorisch inrichtingsplan (wie) te maken. Deze inrichtingsplannen tezamen zorgen ervoor dat de visie ook daadwerkelijk ingebed wordt in de projectplannen.
Het is belangrijk het strategische en tactische niveau te beschrijven en op operationeel niveau ook goed te borgen dat er sprake is van her(in)richten, continu verbeteren en vernieuwen (de Plan-Do-Check-Act-cyclus).
Kaders schetsen
In het geo-informatiebeleidsplan worden de kaders geschetst. En de principes en uitgangspunten voor beleid. Dat betekent een inventarisatie van kaders, wetgeving, risico’s, projecten, processen, en opdrachtgeverschap. Verder kijken we naar de organisatie van de geo-informatievoorziening (afspraken), en naar zaken zoals standaardisatie versus maatwerk en afspraken over data eigendom en daarmee data-stewardship. Uiteraard wordt ook duidelijk vastgelegd welke doelgroepen er zijn en welke verandering er bij deze doelgroepen wordt beoogd. Willen we dat de doelgroep alleen geïnformeerd wordt over de missie en visie op het gebied van geo-informatie? Of willen we ook een verandering in houding? Of nog een stap verder: een verandering in gedrag?
Basis op orde
Als de kaders geschetst zijn is de basis daarmee op orde. Vanuit die basis kijken we vervolgens welke thema’s we onderscheiden in de geo-informatievoorziening. Dit helpt enorm omdat overzicht schept in de grote overvloed aan projecten en werkzaamheden die veel geo-teams in hun greep houden. Het geeft helderheid en houvast. Daarna gaan we nog één stap verder en definiëren verschillende plateaus in de planperiode van de visie. Dit doen we om te bepalen wat dit jaar moet gebeuren en wat kan wachten. Dit geeft lucht. Veel lucht.
Organisatorisch inrichtingsplan
Met wie kunnen de geschetste doelen bereikt worden? Wie heb je nodig? Het is zaak om in goed overleg met in de organisatie de beste ‘fit’ te vinden. Daarna is het eindelijk tijd voor de hoe-vraag. Hoe je de organisatie vervolgens inricht daarvoor zijn er diverse scenario’s. Ik pak er even een aantal voorbeelden. Voel je vrij om deze in het reactie-scherm verder aan te vullen met voorbeelden uit jouw organisatie. Wellicht help je daar een volgende lezer daar weer mee!
Voorbeeld 1 – ‘de 0-situatie’
Met de 0-situatie blijft alles zoals het nu is. In deze situatie is er sprake van verschillende clusters die iets willen met hun gezamenlijke Visie op het Geodomein. In deze situatie wordt er een regisseur aangewezen aan die lobbyt bij de verschillende clusters. Voordeel is dat er direct gestart kan worden nadat een persoon is benoemd. Nadeel is –bijvoorbeeld- dat er relatief veel energie weg lekt in overleggen en afstemmingen en alles bij één coördinator ligt.
Voorbeeld 2 – ‘De Octopus’
Met de octopus inrichting is er sprake van een centrale aansturing en een decentrale uitvoering. De clusters spreken een formaat en manier van werken uit, inclusief een gestandaardiseerd data model en data formaat en een gedeelde voorziening, maar voeren de werkzaamheden zoals data inwinning, wijzigingen en analyse onafhankelijk van elkaar uit. Voordelen van deze methode zijn de flexibiliteit om organisatie-specifieke belangen te kunnen bedienen en een zekere onafhankelijkheid. Nadelen liggen –bijvoorbeeld-, in verhoogde kosten omdat elk cluster zijn eigen geo-team moet hebben. In deze situatie kun je hoogstens spreken van een ‘virtueel geo-team’.
Voorbeeld 3 – ‘Shared-Services’
Met de shared service inrichting is er sprake van het opzetten van een aparte shared-service organisatie die alle clusters bedient binnen het geodomein. In dit geval is er een sturingslijn vanuit een stuurgroep waarbij de clusters de kosten delen en personeel beschikbaar stellen in een gedeelde omgeving. Voordelen van deze aanpak liggen in de kosten besparing die het delen van personeel met zich meeneemt. Nadelen liggen –bijvoorbeeld-, in het zorgen dat elk cluster gelijke behandeling van de shared-service organisatie krijgt.
Voorbeeld 4 – ‘Outsourcing’
Met het outsourcing model wordt de organisatie volledig ontzorgt door een externe partij. In dit geval is er een zeer dunne sturingslijn vanuit een stuurgroep waarbij de clusters binnen de organisatie de kosten delen. De externe partij levert het personeel (en) tooling om het business proces in te richten en levert producten op die belangrijk voor het primaire proces zijn. Voordelen liggen bij de flexibiliteit van het niet hebben van eigen personeel, maar de uitdagingen liggen –bijvoorbeeld-, in het aansturen van het externe partij. In dit model zijn de interne kosten wellicht laag, maar de externe project kosten kunnen hoog worden.
Er zijn dus vele manieren om de vraag “hoe richt je de geo-organisatie nou in” te beantwoorden. Er zijn meer recepten voor een succesvolle organisatorische inrichting. Welke spreekt jou aan?
Meer weten?
Meer weten over hoe je een geo-organisatie kunt inrichten, hoe je een geo-informatiebeleidsplan kan maken of heb je vragen hoe wij je kunnen helpen om dit snel voor elkaar te krijgen? Voor de meeste onderdelen zijn jullie met één of twee workshops al geholpen. Neem gemakkelijk contact met ons op via de chat-box.
