Mijn dag startte vroeg, om 5:30u opstaan en samen met zoonlief naar yoga. Daarna met energie voor
tien super fit de auto in en gewapend met smoothie tussen de herfstregenbuitjes door laverend richting mijn workshop. Het palet aan workshops dat ik dit jaar samen met anderen geef is divers: workshop ‘rollen & taken’, ‘vooroordelen verdwijnen’, ‘rollenspel’, ‘zelf kaarten maken’, ‘gluren bij de buren’, ‘slogans maken’, ‘clustervisie’, ‘sterkte-zwakte analyse’, ‘aan de slag met kaarten’, ‘marktbewerking’, ‘pitchen vanuit passie’, ‘kaarten voor gevorderden’ en gisteren nog eentje over ‘softwareproducten analyse’. Heerlijk gevarieerd. Vandaag geef ik een workshop ‘digitaal archiveren’ bij een gemeente.
Als we het over het ‘archief’ hebben dan roept dat bij mensen al snel een gevoel op van ‘saai’. Terwijl dat ene woord juist heel veel verschillende dingen kan betekenen. Misschien bedoelt iemand een archiefstuk: “ik doe dat archief in een zuurvrije omslag”, of heeft ie het juist over een archiefbestand(deel): “Mag ik je mijn archief brengen?”. Of wellicht een archiefinstelling: “Die zaak zal ik in het archief doornemen” of tot slot een archiefbewaarplaats of –depot: “Ik zal dat stuk uit het archief halen”. Een archief is in sommige gevallen nodig vanwege de archiefplicht (Archiefwet ’95, Archiefbesluit ’95, Archiefregeling ’2010, WOB, AWB, AWR), of vanwege de bewijswaarde. Bovenal is het natuurlijk relevant vanwege de informatiewaarde. Het is eigenlijk het geheugen van een organisatie.
Waar we voorheen alles in een analoog archief opborgen, vaak met behulp van collega’s van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening, kiezen we tegenwoordig voor het digitaal archiveren. Dit lijkt zo makkelijk. Hup mapje aanmaken en klaar. De werkelijkheid is anders. Terwijl veel DIV-functies zijn verdwenen, zet iedereen ‘z’n meuk zelf wel even op de shared’. Met digitale ordeloosheid als gevolg. Het adagium van INSPIRE & de e-Overheid van ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik en beheer bij de bron’ hoort ook hier te gelden. Onderzoek wijst uit dat eenzelfde document wel zeven keer voor komt op servers binnen één organisatie! Soms onder een andere naam en op verschillende plekken. Probeer dan maar eens de laatste versie terug te vinden. Onderzoek van Network World (in de UK) wijst uit dat de kosten als gevolg van het inefficiënt zoeken naar informatie kunnen oplopen tot 10% van de salariskosten. Iets om bij stil te staan, lijkt mij.
Bij goed digitaal archiveren zorg je ervoor dat er geen verwarring ontstaat, dat er geen onvolledige of oudere versies worden opgevraagd. Dat er snel documenten gevonden worden en dat er sprake is van een duidelijke classificatie. Hierbij zijn afspraken van belang. Zodat de kwaliteit van het informatiebeheer hoog gehouden wordt. De metadata speelt hierbij een rol. Deze is niet alleen belangrijk voor het toegankelijk maken en het administratief beheer. Het is ook essentieel voor het intact bewaren van digitale objecten, het verzekeren van de leesbaarheid op (middel)lange termijn, het archiveren van authentieke archiefdocumenten en het ondersteunen van geloofwaardigheid.
Voor het leesbaar houden van digitale archiefdocumenten is een digitale bewaarstrategie nodig. Dan hebben we het met een mooie alliteratie over de digitale duurzaamheid: de houdbaarheid en bruikbaarheid van digitale gegevens op de langere termijn. Omdat zowel hardware als software continu veranderen, kunnen digitale gegevens snel onbruikbaar worden. Dit is met name een probleem voor erfgoedinstellingen zoals bibliotheken & archieven, die informatie voor de toekomst willen bewaren.
Voor mijn workshop was het vooral van belang dat alle deelnemers van de organisatie met elkaar bespraken en van elkaar leerden wat voor soorten documenten ze op welke manier centraal uniform konden opslaan. Het was weer een voorrecht daarin te mogen faciliteren. De manager schatte in dat met goede afspraken 80% van de documenten in deze organisatie op een goede manier eenmalig gearchiveerd en gemakkelijk gevonden kunnen gaan worden. Voor de andere 20% stemmen ze voorbeelden voortaan in werkoverleggen af. Het archief van deze organisatie is nu op orde. De onderlinge afspraken zijn gemaakt. Vanaf nu zal ik deze organisatie op afroepbasis adviseren en hen periodiek coachen en mee kijken of de gemaakte afspraken werken en worden uitgevoerd.
